Cuidados a ter na Gestão de Stocks

A gestão de stocks é fulcral para que o processo produtivo não seja interrompido por falta de material. Por outro lado, procura a otimização das quantidades de stock. Deste bruto modo, a gestão de stocks reduz os custos operacionais (seja por excesso ou falta de material).

 Porquê gerir stock?

Diminuir Custos – seja o custo de encomenda (operação de entrega do fornecedor), posse (armazenamento), rutura (falta de resposta às necessidades produtivas ou para com o cliente). Pode-se destacar também o custo do material passar a obsoleto e do dinheiro estar “empatado” ao invés de rentabiliza-lo;

Necessidade de rastreio – seja pela exigência da indústria ou das normas de qualidade, a produção requer rastreio dos materiais envolvidos. Esse rastreio permite acompanhar lotes, stock age (antiguidade de stock) assim como datas de expiração (quando aplicável ao material trabalhado);

Vantagem competitiva – indiferentemente do sector de negócio, o cliente tem sempre razão e devem ser criadas soluções taylor-made (personalizadas). Neste sentido, é importante compreender a possibilidade de ajustar a produção a filosofias just-in-time e pull (produzir de acordo com as encomendas do cliente, ao contrário de produzir para guardar stock) e sistemas FIFO (o primeiro material a dar entrada, é o primeiro a dar saída). Neste sentido, acentua-se:

• A necessidade de responder aos diferentes e diversos pedidos do cliente;
• A existência de materiais diferentes e específicos, assim como uma rotação de ativos elevada, seja para materiais com baixo valor unitário (exemplo do setor do retalho) ou para matéria-prima mais valiosa;
• A escolha do que comprar e em que quantidades, com o objetivo de comprar apenas o necessário;
• A necessidade do espaço / layout estar otimizado e alinhado com a política de compras.

Como realizar a gestão de stocks?

Compreender os diferentes tipos de stock da empresa através da análise ABC.
(Nota: Podemos dividir em stock de matéria-prima, componentes, produto em via de fabrico e Produto acabado. Posteriormente, catalogar segundo a sua rotatividade.)
Definir stocks de segurança por quantidade para cada material;
Delinear áreas para os diferentes tipos de stock (por exemplo: área de matéria-prima, material que aguarda processo produtivo, produto terminado, produto para expedir);
(Nota: Os locais de transferência, ou postos intermédios, não devem ser esquecidos.)
Criar postos de controlo de entrada/saída de stock para as localizações delineadas;
(Nota: O stock que deu saída de uma localização é considerado em trânsito até dar entrada noutra localização.)
Parametrizar stocks, BOM e localizações no sistema de informação utilizado;
Criar procedimentos para:

• Registo de entrada/saída de material para cada localização;
• Realização de inventário;
• Ajustes de stock;
• Análise de ajustes de stock.

Acompanhar processo – A etapa mais difícil é garantir que os colaboradores façam de acordo com o procedimento. Deste modo, é necessário dar suporte através de workshops, explicando o impacto das suas ações e como é esperada a execução da tarefa. Também devem ser definidos os principais OPL (One-Point Lesson) por forma a diminuir erros na execução.

Cuidados a ter:

• Análise ABC – Conhecer e compreender o stock existente, as necessidades, a rotatividade. Etapa basilar que terá como resultado a boa gestão de stocks.
• Registo no SI – O registo do material utilizado/movimentado, assim como os registos de produção (produto terminado, sobras, não-conformes) tem influência direta na gestão de stocks. O quão mais instantâneas, melhor. Isso terá benesses nas compras, rastreio e localização de material.
• O gestor deve apoiar os colaboradores de modo que saibam o impacto das suas ações (seja na picagem do material e das sobras de matéria prima assim como do tempo de obra);
• A BOM deve estar testada, atualizada e corrigida. Alguns sistemas de informação que podem ajudar a gestão de stocks: MRP, ERP, DRP e CRM.
• Layout – A disposição do material armazenado (segundo a análise ABC), assim como a definição das áreas por onde o stock será movimentado e armazenado entre postos de fabrico.
• Compras e stock – As compras devem ter uma boa comunicação com o gestor de stock para que o MOQ (quantidade mínima de unidades para compra), preço e espaço de armazenamento estejam o mais alinhados possível. Por vezes, compras em grande escala, resultam em custos de armazenamento elevados (armazéns alugados) ou mesmo em material sem encomenda;
• Tempo de resposta do fornecedor – Trabalhar com menos stock exige planeamento e resposta rápida às adversidades que se apresentam. Como tal, os fornecedores devem ter bons e constantes prazos de resposta, para que possa planear a recepção de acordo com as necessidades da produção.

Nils Alves
Consultor Leanked