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Precisa de gestão de tempo? E se formos mais além?!

gestão de tempoNos dias de hoje, os gestores são continuamente confrontados com a necessidade de uma melhor “gestão de tempo”, devido à complexidade e diversidade de tarefas e projetos em que estão envolvidos e têm que ser geridos. Isto muitas vezes resulta no chamado “multi-tasking”, que de acordo com vários autores é responsável pela perda de produtividade e foco. E se gestão de tempo não for exatamente o que precisamos?

Rory Vaden, autor, public speaker e empreendedor, apresentou o conceito do “funil do foco” (Figura 1) com o objetivo de articular o processo de pensamento subconsciente, no momento em que temos de avaliar em que tarefas devemos investir o nosso tempo. De acordo com o autor, o tempo é algo que não podemos controlar e que segue o seu ritmo continuamente, seja em 8, 9, 10 ou 15 horas de trabalho. Segundo Rory, o nosso foco deve ser então “self-management” (autogestão) ao contrário da “gestão de tempo”.

funil do foco

Os 3 níveis do funil representam 3 passos no caminho para a o aumento do tempo investido em tarefas que realmente acrescentam valor.

Antes de iniciarmos o percurso precisamos de elaborar uma lista com todas as tarefas que temos para realizar.

  1. Eliminar. “O que podemos eliminar?”
    • Olhando pragmaticamente para a lista conseguimos identificar algumas tarefas que no fundo não trarão grandes benefícios. Essas tarefas devem ser excluídas.
  2. Automatizar. “O que vamos automatizar?”
    • As tarefas que são recorrentes e cuja a automatização é possível. “Mas não vamos precisar de mais tempo para automatizar?” Sim! Mas o tempo investido hoje na automatização será recuperado com a eliminação definitiva destas tarefas da lista.
  3. Delegar. “Mas não tenho ninguém que tenha conhecimento para executar esta tarefa.”
    • Tal como na automatização, o investimento de tempo em coaching é facilmente recuperado. Treinar alguém a executar uma tarefa nova pode requerer algum tempo mas, assim que concluída a formação, mais uma tarefa pode ser eliminada da lista.

Depois de percorridos os 3 níveis do funil a lista vai resumir-se a tarefas de grande importância que tenho de ser “eu” a realizar. Restando apenas uma questão: “Devo fazer esta tarefa agora ou mais tarde?” A resposta a esta questão depende do impacto da realização de cada tarefa. Se a execução da tarefa deve ser imediata, devemos eliminar as distrações e focar-nos nela. Tarefas cujo impacto é imediato devem ser as primeiras a ser executadas.

Assim, ganhamos conscientemente e propositadamente tempo, uma vez que nos focamos apenas nas tarefas que podemos fazer hoje, e que irão permitir ter mais tempo amanhã ou num futuro próximo.

As tarefas que decidimos em consciência deixar para mais tarde, “procrastinar de propósito”, serão executadas mais tarde, ou voltarão eventualmente para o topo do funil onde percorrerão novamente os diferentes níveis até que sejam retiradas da lista.

Em conclusão, passarmos a utilizar “self-management” e o “funil do foco” na tomada de decisão acerca das nossas infindáveis “to-do list”, em vez da “gestão de tempo” convencional, permitindo-nos decidir em consciência e propositadamente o que devemos fazer agora ou deixar para mais tarde.

Ainda bem que não delegou esta leitura!

Patrícia Ramos
Consultora Leanked