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Gestão de Processos

Porquê Gestão de processos? Qualquer empresa, seja de indústria ou de serviços, tem uma cadeia de valor. Qualquer cadeia de valor é constituída por processos. Um processo é um conjunto sequencial de ações com o objetivo de atingir um determinado resultado.

Para bom funcionamento de uma organização, esta deve ser capaz de monitorizar e controlar os seus processos, a isso chama-se gestão de processos.

gestão de processos

Uma das ferramentas utilizadas na gestão de processos é o mapeamento de processos, cujo objetivo passa por conseguir obter uma visão macro de toda a cadeia de valor em análise.

O mapeamento de processos é uma esquematização gráfica, normalmente representada através de um fluxograma, de um conjunto de processos realizados para obter um resultado.

Uma das vantagens do mapeamento de processos é que este pode ser utilizado em qualquer área de negócio.
O mapeamento de processos permite-nos obter uma visão melhor, mais clara e mais detalhada, sobre os processos de uma organização e consequentemente identificar oportunidades de melhoria nos processos já existentes ou definir e alinhar novos fluxos de acordo com a estratégia da organização.

Como podemos colocar em prática a Gestão de Processos?

Numa perspetiva prática podemos dividir a gestão de processos em 4 fases distintas.

gestão de processos
1ª fase | Levantamento de Processos

Antes de realizar um mapeamento de processos é necessário conseguirmos responder a algumas questões importantes:

  • Quais os objetivos estratégicos da organização?
  • Que parte da cadeia de valor queremos mapear?
  • Quem são os principais intervenientes?

2ª fase | Mapeamento de Processos

A partir deste ponto passamos à fase de mapeamento, aprofundando o processo através de 2 métodos: observação no terreno e entrevistas. Nesta fase o objetivo é identificar todos os processos, a sua sequência e os recursos utilizados para podermos elaborar o fluxograma.

Para facilitar a leitura e compreensão do fluxograma podemos recorrer a símbolos, formas, rótulos e comentários.
O sucesso do mapeamento pode depender da envolvência dos intervenientes nos processos, deste modo, este é um fator importante a ter em consideração para pretendermos obter uma representação ótima da realidade.

3ª fase | Implementação de Melhorias

Depois de elaborado o fluxograma devemos observá-lo com um olhar crítico. Assim, é possível identificar oportunidades de melhoria, gargalos, tarefas que não acrescentam valor e atrasos.

Muitas vezes são utilizadas sessões de brainstorming em equipa nesta fase.

Depois de identificadas as oportunidades de melhoria a implementar devemos agir e colocar as ações em prática.

4ª fase | Monitorização e Controlo

Por fim, deve efetuar-se o controlo dos processos, medindo e monitorizando os indicadores definidos. Isso permite verificarmos o impacto das melhorias implementadas e perceber se foram atingidos os objetivos iniciais.

Patrícia Ramos
Consultora Leanked